Come Impostare la Risposta Fuori dall'Ufficio su Microsoft Outlook
Se stai pianificando una vacanza o una pausa dal lavoro, è importante impostare una risposta automatica fuori dall'ufficio su Microsoft Outlook. Questo assicurerà che chiunque ti scriva riceva una notifica della tua assenza e sappia quando aspettarsi una risposta. Ecco una guida passo-passo su come farlo su Microsoft Outlook.
Passaggi per impostare una risposta automatica su Microsoft Outlook
Per impostare una risposta automatica su Microsoft Outlook, segui i seguenti passi:
- Accedi al tuo account Microsoft Outlook
- Eseguito l'accesso, clicca sulle impostazioni (icona con l'ingranaggio) in alto a destra
- Dalla schermata, seleziona sul menu più a sinistra, la voce Posta
- Dal secondo menu, seleziona la voce Risposte automatiche
- Dalla schermata selezionata, abilita le Risposte automatiche spuntando il flag Attiva le risposte automatiche
- Attivato il flag, se vuoi abilitare le risposte per un intervallo di tempo, spunta Invia risposte solo durante un periodo di tempo, e successivamente imposta l'Ora di inizio e l'Ora di fine
- Inserisci il messaggio della tua risposta automatica
- Infine, puoi selezionare se inviare la risposta automatica solo ai tuoi contatti Microsoft Outlook. Per inviare solo ai tuoi contatti, spunta la voce Invia le risposte solo ai contatti
- Clicca su Salva per attivare la risposta automatica
Se qualche passaggio non ti è chiaro, ti invito a vedere il video in alto nell'articolo, nel quale ti mostro passo passo come fare.
Esempio di Messaggio di Risposta Automatica
Di seguito ti inserisco una bozza di risposta automatica che potresti inserire:
Messaggio:
Grazie per il suo messaggio.
Attualmente non sono in ufficio e non ho accesso alla posta elettronica fino al [inserire data di ritorno].
Per urgenze, può contattare [inserire nome riferimento] all'indirizzo di posta [email riferimento] oppure al numero [numero riferimento].
Grazie per la comprensione.
Cordiali saluti, [tuo nome]
Buone pratiche da seguire per un buon messaggio
La risposta automatica dovrebbe seguire le seguenti buone pratiche:
- Essere chiara e concisa: il messaggio deve far capire chiaramente che non sei in ufficio, quando tornerai, e chi può essere contattato in tua assenza.
- Offri informazioni di contatto alternative: se hai la possibilità, includi il contatto di un collega che potrà fare le tue veci durante la tua assenza.
- Non fornire informazioni sensibili: evita di inserire troppe informazioni personali nel messaggio. L'obiettivo non è comunicare cosa farai ma che non ci sei.
Conclusioni
Impostare una risposta automatica su Microsoft Outlook è un processo semplice che può aiutarti a mantenere la comunicazione chiara con i tuoi contatti durante la tua assenza.
Segui i passaggi descritti sopra e guarda il nostro video tutorial per una guida visiva completa.
